最近后台收到不少朋友留言，问快扫发票报销记账到底好不好用、怎么上手。说实话我一开始也是被贴票搞烦了才去试的，出差一趟回来口袋里全是皱巴巴的发票，财务还老退单。用了一段时间快扫发票报销记账，确实省心不少，但中间也踩过几个坑。今天就把大家问得最多的问题整理出来，从操作步骤到发票怎么叠、怎么粘贴，再到财务怎么核对，一次性说清楚，尽量让看完的人少走弯路。
第一次打开快扫发票报销记账，别急着扫，先把发票按时间或者项目分好类，不然扫完一堆混在一起更头大。操作其实不复杂：打开软件对着发票扫一下，系统会自动识别金额和抬头，你确认没问题就存进对应的报销单里。要注意的是，纸质发票有折痕或者字迹淡的时候，最好摊平了再扫，不然识别容易出错。我刚开始就是随手一扫，结果金额识别少了一位，后来对账才发现，又得重新弄一遍。
很多人以为快扫发票报销记账扫完就完事了，其实做账那一步还是得自己确认。软件帮你把发票信息录进去，但报销发票做账会计分录一般还是要根据公司科目来填。比如差旅费、办公费、业务招待费，科目不一样，分录也不一样。我一般是在软件里先把发票归好类，导出明细再对着公司模板填，比手工一张张翻快多了。如果你公司有固定的报销模板，也可以直接套进去用。
扫完的发票不会丢，在快扫发票报销记账的记录页里都能找到。按日期、金额或者报销状态筛一下就行。有时候财务说没收到某张票，我就直接打开记录截图发过去，省得翻箱倒柜。要注意的是，如果你换了手机或者清了数据，最好提前把记录导出备份，不然找起来会麻烦。
这个问题问的人特别多。报销发票怎么折叠其实有讲究，不是随便对折就行。一般财务要求发票粘贴在报销单左上角，折叠后不能挡住关键信息，比如金额、发票号码、开票日期。我习惯把发票按报销单大小折成差不多A4的三分之一，从下往上折，让发票号码露在外面。报销发票单如何折叠，不同公司要求不一样，最好先问清楚财务再动手，不然贴好了又被要求重贴，很浪费时间。
| 折叠方式 | 适用场景 | 注意点 |
|---|---|---|
| 对折后左对齐 | 发票较少、报销单较小 | 别挡住发票号码和金额 |
| 扇形折叠 | 发票多、需要逐张翻看 | 每张错开一点，方便核对 |
| 平铺粘贴 | 电子发票打印件 | 不要用订书钉，用胶水或胶带 |
报销发票如何粘贴图示网上很多，但核心就几点：先用胶水或者固体胶，别用双面胶，时间久了容易掉。粘贴的时候从报销单左上角开始，一张压一张，错开大概一厘米，方便财务翻看。报销发票粘贴方法里最忌讳的就是把发票粘死，尤其是需要抽出来核对的那种。我一般只粘发票左边一条边，右边留空，这样既能固定又好撕。
财务核对报销发票，主要看三样：发票真伪、金额对不对、和报销单能不能对上。快扫发票报销记账扫出来的信息如果和纸质发票不一致，财务一眼就能看出来。被退单最多的原因就是发票抬头开错、税号不对，或者发票日期超了报销时限。所以扫完一定要自己先对一遍，别全指望软件。我现在的习惯是扫完立刻核对金额和抬头，确认无误再提交，退单率低了很多。
报销单填写其实不难，但细节多。日期、事由、金额、附件张数，一个都不能漏。发票报销单怎么填写，关键是事由要写清楚，别只写“出差”两个字，最好写上从哪到哪、干什么。报销发票怎么打印，如果是电子发票，直接打印PDF就行，注意别缩放，保持原始比例，不然二维码可能扫不出来。打印的时候用A4纸，别用太薄的纸，容易皱。
最后分享几个扫描发票报销技巧。第一，光线要足，别在暗处扫；第二，发票放平，别用手捏着；第三，扫完立刻检查识别结果，有问题马上重扫。快手发票报销步骤详解说白了就是：分类、扫描、核对、归类、提交，五步走。用快扫发票报销记账把前面几步做扎实，后面财务核对就轻松很多。希望这些经验能帮到经常报销的你，少跑几趟财务室，早点拿到钱。
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